Este método pode ser apresentado aos condóminos na reunião, de forma a que esteja aprovado pela assembleia.
Após elaborar o questionário acerca dos tópicos referentes à ordem de trabalhos, poderá enviar um link para o email de cada condómino. Desta forma, poderá solicitar que seja respondido, caso o condómino não tenha dúvidas de que irá comparecer à reunião. Deste modo, o mesmo poderá dar sua opinião acerca dos tópicos da ordem de trabalhos e fazer do administrador seu representante.
O próximo passo é solicitar através da mensagem de agradecimento personalizado do formulário que seja assinada a procuração. Poderá expor a minuta da procuração no quadro de avisos na entrada do prédio, para que seja colocada na caixa de correio destinada à administração. O administrador ficará assim, com um guião dos assuntos que o condómino concorda ou discorda. Esta é uma forma efetiva de representar o condómino. Para melhor organização, todos os questionários poderão ser anexados à ata, em conjunto com as respetivas procurações.
Mais-valias:
- O formulário Google não permite alteração das respostas, ou seja mesmo que tente alterar os dados fica tudo registado.
- Poderá ser enviado um link por email para todos os condóminos ou adicionar os emails dos mesmos diretamente nas opções.
- Os condóminos poderão aceder a qualquer hora e de qualquer dispositivo desde que possuam internet
Videoconferência:
Outra dica para elevar o número de participantes na reunião, é a tão conhecida videoconferência. Tornar esta opção habitual nas reuniões poderá representar uma mais-valia para os condomínios que após uma jornada de trabalho, ainda terão que comparecer à reunião. Sem conta com as inúmeras situações, nomeadamente, porque estão ausentes em férias, fins-de-semana ou fora do país. Por tanto, esta opção apesar de tão simples, representa um valor acrescentado aos condóminos e poderá colmatar o problema da falta de quórum que é uma constante.
Nenhuma destas opções mencionadas, substitui a reunião presencial. Apenas é um complemento para tornar mais flexível aos condóminos a sua participação. Uma forma simples e sem custos que poderá ser considerada com mais um recurso disponibilizado aos condóminos. E por outro lado, permite que o trabalho do administrador flua da melhor forma.
Desta forma, enquanto está a decorrer a reunião, os condomínios ausentes poderão acompanhar a reunião presencial e dar a sua opinião, para que o representante vote em conformidade. A razão de ser necessário uma procuração está relacionada ao facto da legislação apenas prever reunião presencial. Contudo, basta uma assinatura e o documento de identificação que podem ser fotografados enviados por e-mail para simplificar ainda mais a vida do condómino.
A escolha da plataforma dependerá das necessidades de cada condomínio.Listámos algumas plataformas que poderá ter interesse:
Skype é uma plataforma muito popular, há um serviço gratuito de videoconferência até 10 pessoas ao mesmo tempo. A funcionalidade de partilha de tela permite que os reunidos online possam ver a ata a ser elabora e partilhar documentos que sejam necessários. O Skype for Business é uma versão paga que permite até 250 pessoas. Confira mais informações acerca das funcionalidades do Skype aqui.
Zoom é uma plataforma dedicada as reuniões online, possui muita estabilidade e o seu plano gratuito permite ate 100 participantes, em reuniões com 3 ou mais participantes. A reunião tem um tempo de duração de 40 minutos. Após esse período a conexão é cortada, podendo ser reestabelecida sempre que necessitar. Os participantes recebem um link para a reunião e não precisam possuir uma conta. Confira mais informações acerca das funcionalidades da plataforma Zoom aqui.
Estas dicas simples de tecnologias gratuitas aumentam quórum da assembleia, basta um telemóvel e internet para os condóminos participarem.
Confira nossas dicas de poupança para o condomínio, leia o artigo “como conseguir melhores resultados na gestão do condomínio”.
