As decisões tomadas pela assembleia de condomínios são transcritas através do seu relato oficial, a ata. Desta forma, devemos saber as características da ata e a melhor forma de torna-la concisa.
Como é produzida a Ata?
Ao longo da reunião, a pessoa responsável por secretariar a reunião faz as anotações necessárias para que o texto referente à ata seja elaborado. É importante registar o que será feito, porque, como, quando, pois o procedimento e a cronologia dos acontecimentos são essenciais. O objetivo é eliminar as lacunas e refletir na ata de forma clara, todos os assuntos relevantes da reunião. O texto final é lido e aprovado pela assembleia de condóminos.
A ata deve ser assinada por todos os condóminos e representantes presentes. Este documento possui valor probatório. As deliberações vinculam os condóminos e os terceiros, titulares de direitos relativos as frações. A ata é guardada pelo administrador, contudo, sempre que solicitada deve ser facultada aos condóminos e a terceiros.
No art.º 63, do Código das Sociedades Comerciais (CSC), são mencionadas as características e elementos essenciais da ata.
A identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião;
O nome do presidente e, se os houver, dos secretários;
Os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das partes sociais, quotas ou ações de cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada à ata;
A ordem do dia constante da convocatória, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada à ata;
Referência aos documentos e relatórios submetidos à assembleia;
O teor das deliberações tomadas;
Os resultados das votações;
O sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem.
