A função dos administradores é um papel essencial para a execução dos trabalhos no condomínio. Os seus direitos e deveres são expressos através da função que desempenham, assegurada no Código Civil. Contudo, o administrador poderá ter mais funções mediante acordo com respetivos os condóminos. Por lei é obrigatório que qualquer condomínio tenha um administrador. Efetivamente cada vez mais os condóminos preferem contratar uma empresa especialidade, contudo, as dúvidas do que o administrador pode ou não fazer é uma constante. Daremos alguns exemplos concretos ao longo do artigo para enfatizar algumas situações recorrentes.
Listamos abaixo as funções básicas asseguradas no respetivo código:
- Convocar a assembleia dos condóminos;
- Elaborar o orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano;
- Verificar a existência do seguro do edifício contra o risco de incêndio, propondo à assembleia o montante do capital seguro;
- Cobrar as receitas e efectuar as despesas comuns;
- Exigir dos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas;
- Realizar os atos conservatórios dos direitos relativos aos bens comuns;
- Regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum;
- Executar as deliberações da assembleia;
- Representar o conjunto dos condóminos perante as autoridades administrativas;
- Prestar contas à assembleia;
- Assegurar a execução do regulamento e das disposições legais e administrativas relativas ao condomínio;
- Guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio.
Exemplos Gerais:
Conforme mencionado no ponto 11, o administrador deve fazer a sua gestão sempre com atenção ao que é mencionado na lei. Isso quer dizer que deve respeitar prazos e procedimentos, caso contrário, qualquer condómino poderá impugnar as decisões desde que a não tenham aprovado ou se abstenha.
A convocatória da reúne da assembleia dos condóminos, por exemplo, é realizada através de carta registada, ou aviso convocatório com antecedência de 10 dias, desde que haja recibo de receção assinado pelos condóminos. As deliberações têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes, por carta registada com aviso de receção, no prazo de 30 dias.
O ponto 7 menciona a obrigatoriedade de regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum conforme o orçamento aprovado pelos condóminos. Portanto, o administrador tem que elaborar o orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano e prestar contas e como mencionado no ponto 2 e 10. Um orçamento bem planeado possui poucos desvios. Deste modo, é muito importante fazer o planeamento da manutenção do edifício. Saber o tempo de vida útil dos materiais utilizados e as incidências recorrentes, bem como outros elementos para desenvolver um histórico de manutenção, isto ajuda na execução do orçamento esperado e reduz as flutuações no mesmo. Poderá baixar exemplo do mapa de controlo de manutenção, bem como, o mapa de análise de contas.
Listámos algumas tarefas despenhadas pelo administrador:
Contabilidade:
O orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano são um reflexo da vida financeira do condomínio. Assim, o mapa de orçamento nada mais é do que um mapa de tesouraria. O saldo inicial corresponde ao resultado do ano anterior. O saldo final do ano corrente, corresponde aos recebimentos, mais saldo inicial, menos despesas. Regra fundamental de contabilidade.
Cobranças e instrumentos de apoio:
As cobranças mensais das receitas são efetuadas geralmente através do aviso de cobrança, enviado ao condómino, emitindo posteriormente o respetivo recibo referente as quotas pagas. Para os condóminos faltosos, a cobrança poderá ser efetuada através dos meios de comunicação disponíveis para tal: telefone, correio eletrónico ou carta, onde o administrador tenta uma negociação, sem a necessidade dos custos com processos jurídicos. No entanto, o mesmo poderá ser necessário, se este assunto lhe interessa, leia mais sobre a prescrição da dívida do condómino e o PEPEX.
Pagamento aos fornecedores:
As despesas do condomínio devem ser pagas atempadamente, de forma a evitar maiores custos futuro, como, por exemplo, despesas de nova ligação de água e eletricidade. Na prestação de contas, o administrador deve ter em atenção se as faturas cumprem os requisitos legais para servirem de suporte de justificação para as respetivas despesas. Leia sobre a contratação de serviços para o condomínio.
Verificação do Seguro contra incêndio:
[membership level=”0,-3,-4″]Continue a ler este artigo, saiba mais acerca deste procedimento. Este conteúdo é exclusivo aos Membros Vip e/ou Plano membros Vip + Publicidade, clique na ligação e confira o que cada plano tem a oferecer. [/membership] [membership level=”3, 4″]O seguro contra incêndios é obrigatório para as frações autónomas e para as partes comuns. Neste sentido, se o condómino possui este seguro ou um seguro multirrisco para a fração autónoma, não necessita de ter um seguro para as partes comuns. Na medida em que o mesmo contempla a situação de incêndios e a responsabilidade das partes comuns que lhe é proporcional. Contudo, cabe ao administrador obter essa informação junto dos condóminos e proceder se for o caso a contratação do seguro.
Atos Convocatórios:
Alguns dos atos conservatórios a serem considerados estão relacionados à abertura de conta bancária do condomínio, ao cartão equiparado à pessoa coletiva, licenças em Câmaras e juntas de freguesia. A representação dos condomínios em processos, elaboração de atas, bem como solicitar orçamentos associados às obras, manutenção, contratos, negociação, recrutamento ou outros atos de conservação do bem comum. Gerir as contas com todas as formalidades exigentes na legislação. Também é da sua responsabilidade elaborar o regulamento do condomínio caso existam 4 ou mais condóminos.
É o seu dever guardar os documentos referentes ao condomínio, seguindo o Código Comercial, art.º 40, n.º 1, a obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos.
1 – Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos.
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Implementação e manutenção do RGPD:
O condomínio também é obrigado a seguir as regras estabelecidas no RGPD, o tratamento dos dados é da responsabilidade do administrador, bem como verificar se os subcontrates cumprem as regras, antes de dar acesso à qualquer informação dos titulares dos dados. O RGPD tem como objetivo criar mecanismos para a proteção dos dados dos titulares de dados.
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