Função dos administradores

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A função dos administradores é um papel essencial para a execução dos trabalhos no condomínio. Os seus direitos e deveres são expressos através da função que desempenham, assegurada no Código Civil. Contudo, o administrador poderá ter mais funções mediante acordo com respetivos os condóminos. Por lei é obrigatório que qualquer condomínio tenha um administrador. Efetivamente cada vez mais os condóminos preferem contratar uma empresa especialidade, contudo, as dúvidas do que o administrador pode ou não fazer é uma constante. Daremos alguns exemplos concretos  ao longo do artigo para enfatizar algumas situações recorrentes.

Listamos abaixo as funções básicas asseguradas no respetivo código:

  1. Convocar a assembleia dos condóminos;
  2. Elaborar o orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano;
  3. Verificar a existência do seguro do edifício contra o risco de incêndio, propondo à assembleia o montante do capital seguro;
  4. Cobrar as receitas e efectuar as despesas comuns;
  5. Exigir dos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas;
  6. Realizar os atos conservatórios dos direitos relativos aos bens comuns;
  7. Regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum;
  8. Executar as deliberações da assembleia;
  9. Representar o conjunto dos condóminos perante as autoridades administrativas;
  10. Prestar contas à assembleia;
  11. Assegurar a execução do regulamento e das disposições legais e administrativas relativas ao condomínio;
  12. Guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio.

 

Exemplos Gerais:

Conforme mencionado no ponto 11, o administrador deve fazer a sua gestão sempre com atenção ao que é mencionado na lei. Isso quer dizer que deve respeitar prazos e procedimentos, caso contrário, qualquer condómino poderá impugnar as decisões desde que a não tenham aprovado ou se abstenha.

A convocatória da reúne da assembleia dos condóminos, por exemplo, é realizada através de carta registada, ou aviso convocatório com antecedência de 10 dias, desde que haja recibo de receção assinado pelos condóminos. As deliberações têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes, por carta registada com aviso de receção, no prazo de 30 dias.

O ponto 7 menciona a obrigatoriedade de regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum conforme o orçamento aprovado pelos condóminos. Portanto, o administrador tem que elaborar o orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano e prestar contas e como mencionado no ponto 2 e 10. Um orçamento bem planeado possui poucos desvios. Deste modo, é muito importante fazer o planeamento da manutenção do edifício. Saber o tempo de vida útil dos materiais utilizados e as incidências recorrentes, bem como outros elementos para desenvolver um histórico de manutenção, isto ajuda na execução do orçamento esperado e reduz as flutuações no mesmo. Poderá baixar exemplo do mapa de controlo de manutenção, bem como, o mapa de análise de contas.

 

Listámos algumas tarefas despenhadas pelo administrador:

Contabilidade:

O orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano são um reflexo da vida financeira do condomínio. Assim, o mapa de orçamento nada mais é do que um mapa de tesouraria. O saldo inicial corresponde ao resultado do ano anterior. O saldo final do ano corrente, corresponde aos recebimentos, mais saldo inicial, menos despesas. Regra fundamental de contabilidade. 

Cobranças e instrumentos de apoio:

As cobranças mensais das receitas são efetuadas geralmente através do aviso de cobrança, enviado ao condómino, emitindo posteriormente o respetivo recibo referente as quotas pagas.  Para os condóminos faltosos, a cobrança poderá ser efetuada através dos meios de comunicação disponíveis para tal: telefone, correio eletrónico ou carta, onde o administrador tenta uma negociação, sem a necessidade dos custos com processos jurídicos. No entanto, o mesmo poderá ser necessário, se este assunto lhe interessa, leia mais sobre a prescrição da dívida do condómino e o PEPEX.

Pagamento aos fornecedores:

As despesas do condomínio devem ser pagas atempadamente, de forma a evitar maiores custos futuro, como, por exemplo, despesas de nova ligação de água e eletricidade. Na prestação de contas, o administrador deve ter em atenção se as faturas cumprem os requisitos legais para servirem de suporte de justificação para as respetivas despesas. Leia sobre a contratação de serviços para o condomínio.

Função dos Administradores

 

Verificação do Seguro contra incêndio:

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