Como o administrador justifica as despesas do condomínio?

Justificação de despesas

Neste artigo vamos aprofundar sobre o processo para justificar as despesas que todo o administrador deve seguir. O tema foi levantado por um condómino que solicitou a comprovação de uma fatura que afinal era um orçamento. Uma vez confrontado, o administrador diz que o condomínio não trabalha com faturas, mas com orçamentos.

Ao nível das contas este é seguramente o pior cenário que pode existir numa administração de condomínios. Principalmente quando os respetivos orçamentos contemplam o valor do IVA e não existe a respetiva fatura. Não é que esteja errado o orçamento possuir o valor do IVA, mas um orçamento não tem validade fiscal, ou seja, não tem valor para efeitos do Código do IVA, os valores são meramente informativos. O seu objetivo é descrever os serviços e o preço praticado para os possíveis clientes, para que seja analisado. A formalização do documento oficial é fatura e a garantia sobre o serviço prestado. Cabe ao administrador elucidar os condóminos, no caso de aprovação em assembleia dos serviços contratados sem a contrapartida da fatura. Contudo, o administrador nunca poderá tomar a iniciativa de não cobrar do prestador de serviços a fatura.

Como saber se a fatura obedece aos requisitos legais aplicáveis?

A legalidade da fatura respeita o n.º 5, art.º 36 do CIVA:

5 — As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;

b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;

c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

No caso da operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.

 

Confira o procedimento Correto:

processo de prestação de serviços - Procedimento correto

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