Como escolher a administração de condomínios

Neste artigo, damos algumas dicas de como escolher a administração de condomínios a ser contratada. Fazer uma triagem das empresas, nem sempre é tarefa fácil. Os clientes procuram por credibilidade, transparência, competência e flexibilidade das empresas de administração de condomínios. No entanto, apesar de serem empresas especializadas, nada garante que tenham realmente profissionais especializados. Assim como um escritório de contabilidade pressupõe-se existir um contabilista. Um escritório de jurídico estão associados aos advogados ou solicitadores. O mesmo não se verifica na administração de condomínios, na medida em que o administrador pode ter qualquer formação ou nenhuma, e muitas vezes o ‘marketing’ é muito bem utilizado. Neste sentido, escolha da administração de condomínios deve sempre ser muito cautelosa. Promessas de serviços jurídicos

1-Pesquise o histórico das empresas em busca de credibilidade

Para começar, poderá questionar os vizinhos sobre a empresa contratada no seu condomínio, é sempre uma boa alternativa. No entanto, as procuras na Web ajudam a refinar as pesquisas, poderá escolher várias empresas num raio de determinados quilómetros do seu prédio. Se a sua procura for através motor de busca da Google, muita atenção aos comentários efetuados as empresas. Não se deixe iludir por uma boa pontuação, é função da empresa passar credibilidade ao público. Deste modo, por vezes as empresas são pontuadas por familiares, funcionários e empresas parceiras, que não possuem a verdadeira experiência do cliente. Por tanto, dê mais relevância as reclamações, na medida em que estas tem grande probabilidade de serem reais.

2 — Procure saber qual é a formação do administrador e/ ou quanto tempo a empresa atua no mercado

Este sector apresenta serviços padronizados, são raras as empresas que se destacam por prestarem serviços diferenciados. A experiência é muito importante como em qualquer profissão, procure saber a quanto tempo a empresa de administração de condomínios está no mercado. Se a empresa for nova no mercado, procure saber a formação profissional e académica do administrador e da equipa. Recomendamos que essa questão seja sempre levantada, até mesmo aos administradores experientes, na medida em que a formação do administrador representa uma vantagem e deve ser questionada. Desta forma, irá perceber mais facilmente o que esperar da gestão.

3 — Solicite orçamentos e o envio da apresentação dos serviços da empresa

Para solicitar orçamento deverá enviar ata com a aprovação de contas, certifique-se que possui a menção da permilagem do prédio nestes documentos. Deve também mencionar os serviços básicos que pretende. Assim, considere no mínimo 3 orçamentos, quanto mais solicitar, melhor. Solicite também, uma apresentação dos serviços da empresa.

4 — Avalie os orçamentos

Agora poderá comparar os orçamentos e os serviços prestados. Lembre-se que o barato pode sair muito caro. Ao analisar os orçamentos, procure verificar se as contas estão corretas. Outra dica importante é compara o valor das contas aprovadas no seu condomínio e enviadas à empresa, com o orçamento produzido pela mesma. Para ajudar na tarefa, poderá utilizar o mapa em formato Excel sobre análise das contas do condomínio. O objetivo deste mapa é ajudá-lo a compreender se os valores orçamentados são semelhantes aos dados reais. Portanto, a função do mapa é saber quais são os desvios entre o orçamentado e os valores reais.

5 — Analise os serviços apresentados

Para além dos serviços que necessita no momento, também deve analisar os serviços que não são necessários agora, mas podem vir a ser utilizados no futuro. Como, por exemplo, serviços jurídicos. Questione antes de vir a precisar sobre os valores envolvidos. Para saber mais sobre o valor das taxas legais aplicadas ao processo sumativo leia ” Condomínio: Prescrição da dívida ou ação executiva“. Compare os valores apresentados pela administração de condomínios. Este teste pode ser uma prova de fogo para várias administrações de condomínio. Perceba a variação de valores entre eles e o valor efetivo das taxas. Em caso de aprovação de uma ação contra um condómino, qual é o mecanismo que administração de condomínios utilizada? Compromisso Arbitral, julgados de paz, centros de arbitragem ou procedimento extrajudicial pré-executivo ou ainda, ação executiva.

Terão custos as notificações de cobrança após o primeiro aviso do mês? O mais importante de tudo é esclarecer quais são os serviços que contemplam o orçamento e os seus limites. Na rubrica de manutenção, por exemplo, as variações podem ser muito elevadas. Questionar se há trabalho preventivo de manutenção e em que consiste o mesmo, até que ponto o orçamento cobre ou não os serviços de manutenção. Para escolher a administração de condomínios deve analisar todas essas situações.

6 – Peça informação sobre o reporte das contas

Os canais de comunicação entre os condomínios e o administrador são essenciais. No entanto, são as contas que refletem a gestão praticada. Neste sentido, questione qual é a periodicidade de envio das contas ao condómino. O Código Civil estabeleceu como obrigatório, a apresentação das contas uma vez ao ano. Contudo, o envio da evolução do mapa de tesouraria ou de um balancete quadrimestral, ajuda na compreensão da formação das contas. Assim, outro motivo forte para questionar se há alguma atividade neste sentido, está relacionada ao facto de uma maior interação entre condóminos e administrador, mais informação ao condómino e algumas questões importantes poderem ser corrigidas no exercício do ano e não somente no fecho das contas.

Em conclusão, apesar de todas as dicas para escolher a administração de condomínios deve ter bastante cautela na seleção, apenas através da experiência como cliente poderá realmente efetuar uma análise mais profunda.