Este tema é sempre sugerido quando existe alguma desconfiança sobre as contas do condomínio. Porque efetuar auditoria? Afinal, quando é necessário realizar uma auditoria ao condomínio? Quem deve efetuar a auditoria? Já referimos em outro artigo, que deverá tratar o seu condomínio como uma empresa, em que investe capital para o seu funcionamento e conservação, o resultado disso é a valorização do seu imóvel.
Cada vez mais, os condomínios escolhem empresas de administração de condóminos para gerir as áreas comuns. O tempo que os condóminos possuem para a análise completa das contas na reunião ordinária anual é claramente insuficiente. Na medida em que é nesta reunião que o administrador apresenta a pasta das faturas. Este trabalho é minucioso, necessita de tempo e concentração, não é seguramente, numa reunião anual que o condómino irá verificar a validade de todas as faturas e os procedimentos contabilísticos mais adequados.
Porque a prática da auditoria no seu condomínio?
As contas refletem a saúde económica do edifício. Se o condómino não tiver tempo para analisar as faturas, o trabalho de análise é superficial, assim como a conciliação de contas. O administrador apresenta apenas os lançamentos contabilísticos no fecho das contas, ou também apresenta o extrato dos movimentos bancário? Garantir que as contas sejam verificadas por uma entidade externa, contribui para três elementos indispensáveis para o controlo das contas do condomínio, são eles:
- Prevenção: Evitar erros contabilísticos e possíveis fraudes, procura-se saber se os controles que a empresa utiliza são suficientes e se as atividades realizadas na prática são condizentes com o que foi planeado.
- Credibilidade: A avaliação dos registos e movimentações das contas bancarias, a fim de comprovar se os números registados na contabilidade estão em conformidade com a realidade do condomínio.
- Procedimentos: Parecer sobre os procedimentos contabilísticos, o que pode ser melhorado.
Em contrapartida, deverá exigir do administrador um planeamento a longo prazo da manutenção preventiva do prédio num espeço temporal de pelo menos 5 anos. O administrador do seu prédio saberá certamente responder as questões de quantas vezes deverá limpar as caleiras, caixas de água e realizar a manutenção da maquinaria através de um técnico especializado.
Quando é necessário realizar uma auditoria ao condomínio?
A auditoria deve ser preventiva e não deve ser considerada apenas como um recurso reativo. Assim, os condóminos para se assegurarem, devem contemplar a auditoria das contas no regulamento do condomínio. Desta forma, garante que de 5 em 5 anos, por exemplo, haja uma auditoria às contas. No caso do condomínio possuir um orçamento baixo, os condóminos podem levantar a possibilidade da auditoria ser realizada num dos 5 anos, tendo como critério as despesas extraordinárias ou supostamente injustificadas ou conflitos de interesses.
Quem deve efetuar a auditoria das contas?
Empresas externas de contabilidade e auditoria de contas. Mas não esqueça, que esta é uma parte da auditoria e é tão importante quanto o planeamento de manutenção preventiva. Por isso, é valido solicitar orçamentos as empresas que realizam auditoria aos procedimentos e emitem pareceres para eventuais correções procedimentais, com o foco orientado para o planeamento da conservação do prédio.
Em suma, o condómino possui a responsabilidade de fiscalizar a gestão do seu condomínio, caso contrário, se a gestão do administrador não for consistente, os condóminos, de uma certa forma também, podem ser responsabilizados por não cumprir com seus deveres. Assim, de forma a garantir a transparência, os próprios condomínios devem partilhar a sua responsabilidade com um profissional independente para auditar as contas e garantir a integridade da mesma.