Como analisar as contas do Condomínio - I

Este tema é uma série de dois artigos com a finalidade de guiar o leitor na análise as contas do condomínio com eficácia.

Segundo o art.º1431, n.º 1, do Código Civil, a assembleia deve reunir-se uma vez por ano para discussão e aprovação das contas associadas ao último ano, bem como do orçamento das despesas a efetuar durante o ano.

Já o art.º 1436 do mesmo código menciona o dever do administrador em prestar contas à assembleia de condóminos. Contudo, cabe referir que o direito à informação respeita o conjunto de condóminos. Não sendo considerada a obrigatoriedade de prestar informação das contas separadamente a cada condómino. No mesmo artigo também refere o dever do administrador em elaborar o orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano. Trata-se do balancete previsional produzido a partir do histórico contabilístico referente ao ano anterior.

Assim, na reunião ordinária, são analisados para aprovação dois tópicos. O fecho das contas do ano com os valores reais e o orçamento para o ano a iniciar.

Relativamente as boas práticas de gestão de condomínios, as contas para análise por parte dos condóminos devem ser enviadas junto com a convocatória. No entanto, a lei não estipula uma data. Mas por bom-senso e a transparência é importante que as contas sejam enviadas com uma boa antecedência. Este procedimento poderá constar no regulamento do condomínio para assegurar aos condóminos tempo suficiente para analisar das contas.

Os elementos para análise das contas enviados aos condóminos:

Lançamentos em sistema (Rubricas)
Balancete
Orçamento a ser aprovado

Primeiro é importante perceber a função de cada um dos documentos contabilísticos. O balancete permite ao condómino verificar evolução de receita e despesas ao longo de determinado período. Por outro lado, é o instrumento utilizado pelo administrador para elaborar o orçamento para o próximo ano.

Cabe ao administrador simplificar a leitura destes documentos aos condóminos. Este também é um ponto que os condóminos devem analisar na hora de aprovar por mais um ano a administração de condomínios.

Passos para análise das contas

1º Passo:

O primeiro passo para analisar as contas do condomínio é verificar se nos lançamentos existe a rubrica “Outros”, “Diversos” “Vários” ou algo do género. Nesta rubrica não é aconselhada ter nenhuma despesa que seja fixa. Por exemplo, despesas de banco e seguro são despesas fixas e devem ter rubrica própria. A regra de outro é verificar se os custos listados pertencem a outras rubricas.O ideal é que a rubrica “outros” possa ser evitada, porque distorce a análise do balancete e por consequência o orçamento. Isto é o que veremos no próximo artigo.

O exemplo abaixo foi retirado de um documento enviado por uma condómina. Acrescentamos o campo do n.º do lançamento, muito importante para organização interna da contabilidade do condomínio. Caso o condómino queira confrontar uma fatura com os lançamentos é através deste número que deverá procurar na pasta das despesas a respectiva fatura.

A descrição do campo das observações e o valor permanecem igual ao documento real, os outros elementos como fornecedores, n.º doc e datas foram alterados para o exemplo.

Neste exemplo, para além de não obedecer ao princípio da consistência ou uniformidade das operações. Isto quer dizer que se existir uma rubrica designada manutenção no balancete, todas as despesas de manutenção devem estar nesta rubrica. As operações devem ter uma metodologia a serem seguidas do início ao fim das mesmas, sempre obedecendo o mesmo padrão.

Os elementos devem ser contabilizado tendo em atenção a sua substância e realidade. Desta forma, como podemos falar de contas de condomínio sem mencionar nomeadamente, bancos, manutenção, correspondências, eletricidade, limpeza, e etc? Rubricas básicas que fazem parte das despesas diárias do condomínio deve ser previamente estipuladas. Se verificar nesta rubrica muitas despesas, solicite ao administrador explicações do porque está a efetuar a contabilidade desta forma.

2º Passo:

Logo a seguir, deve verificar se existe na listagem das despesas, campos em branco, como no exemplo acima, em que existem dois campos sem o nome do fornecedor. Repare que há o número da fatura, mas não consta o nome do fornecedor. Neste caso em específico a própria empresa de administração de condomínios fatura fotocópias e notificação de cobrança. Todas as despesas faturadas pela empresa de administração de condomínios e que não estavam contemplados nos honorários foram contabilizados na rubrica “outros”. Contudo, efetuar cobranças aos condóminos é função do administrador e deveria estar contemplado nos honorários do mesmo. A não ser que a despesa de notificação na verdade fossem despesas de correspondência. Mas neste caso a fatura seria emitida pelos CTT. Por isso, a fatura de notificações deveria ser explicada aos condóminos.

3º Passo:

Confira se o saldo deste documento deve ser igual ao do balancete. No início do artigo dissemos que o balancete é produzido a partir dos lançamentos, os dois devem ter o mesmo saldo final.

4º Passo:

Verifique se existe duplicidade de lançamentos através do número da fatura ou se existe omissão de faturas. Este último passo, é muito mais eficaz com a pasta das faturas. Através do número do lançamento poderá comparar de forma rápida a equivalente fatura, também ela com o mesmo número interno. Um exemplo de omissão de faturas que não raramente ocorre está associado ao montante das despesas judiciais. O que ocorre em algumas empresas de administração de condomínios é o super faturamento nesta rubrica. Assim, é interessante solicitar os recibos das taxas processuais pagas pelo administrador. Mesmo que não seja um condómino em dívida. Deve solicitar os comprovativos de pagamento relativamente as taxas de forma a garantir que o recibo reflita o real custo dos processos. Pois os custos são assumidos por todos os condóminos, até que a nota discriminatória seja paga pelo executado.

Após a base para análise estar verificada, na segunda parte do artigo será explicado como analisar o balancete e o orçamento, bem como, qual é o impacto da rubrica “outros” na análise das contas.

Sabe quais são as funções do administrador? Confira aqui

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